Daftar Isi
Pendahuluan
Front office merupakan salah satu bagian penting dalam suatu perusahaan atau instansi. Front office adalah departemen yang bertanggung jawab dalam melayani tamu, baik itu tamu eksternal maupun internal. Dalam artikel ini, akan dijelaskan secara lengkap mengenai apa itu front office, tugas-tugas yang harus dilakukan oleh front office, serta fungsi penting yang dimiliki oleh departemen ini.
Pengertian Front Office
Front office adalah bagian dari suatu perusahaan yang berfungsi sebagai titik kontak utama antara perusahaan dan tamu. Departemen ini memiliki peran penting dalam memberikan pelayanan yang baik kepada tamu agar tamu merasa puas dengan layanan yang diberikan oleh perusahaan tersebut. Front office juga menjadi perwakilan perusahaan dalam berinteraksi dengan publik dan menjaga citra perusahaan.
Tugas Front Office
Front office memiliki beragam tugas yang harus dilakukan guna menjalankan fungsinya sebagai departemen yang melayani tamu. Berikut ini adalah beberapa tugas yang sering dilakukan oleh front office:
- Menerima tamu yang datang ke perusahaan dengan ramah dan sopan.
- Mendaftarkan tamu yang datang ke perusahaan dan memberikan identitas tamu berupa kartu identitas atau kartu kunjungan.
- Memberikan informasi kepada tamu mengenai produk atau layanan yang ditawarkan perusahaan.
- Menerima dan mengarahkan telepon serta pesan yang masuk kepada pegawai yang dituju.
- Mengatur jadwal pertemuan dan menginformasikan kepada pegawai terkait.
- Mengelola reservasi tamu, baik itu untuk penginapan, restoran, atau layanan lainnya yang disediakan oleh perusahaan.
- Menyediakan bantuan dan informasi kepada tamu dalam hal transportasi, tempat wisata, atau kebutuhan lainnya.
- Menangani keluhan atau masalah yang dialami oleh tamu dengan cepat dan efektif.
- Mengelola dan menjaga kebersihan area penerima tamu seperti ruang tunggu, lobby, atau meja resepsionis.
Fungsi Front Office
Departemen front office memiliki beberapa fungsi penting dalam menjalankan perannya. Berikut ini adalah beberapa fungsi yang dimiliki oleh front office:
- Menjaga Hubungan Baik dengan Tamu: Front office bertanggung jawab dalam menjaga hubungan baik dengan tamu agar tamu merasa nyaman dan puas dengan layanan yang diberikan. Hal ini penting agar citra perusahaan tetap baik di mata tamu.
- Menyediakan Informasi yang Dibutuhkan: Front office harus mampu memberikan informasi yang dibutuhkan oleh tamu dengan akurat dan tepat waktu. Informasi yang diberikan dapat berupa informasi mengenai produk, layanan, atau informasi umum mengenai perusahaan.
- Memproses Reservasi dan Pemesanan: Front office bertanggung jawab dalam memproses reservasi tamu, baik itu untuk penginapan maupun layanan lainnya. Departemen ini harus efisien dalam mengelola reservasi agar tamu mendapatkan pelayanan yang diinginkan.
- Menangani Keluhan dan Masalah: Jika tamu mengalami keluhan atau masalah, front office harus sigap dalam menanganinya. Departemen ini harus memiliki keterampilan dalam menyelesaikan masalah dengan cepat dan memberikan solusi yang memuaskan bagi tamu.
- Menjaga Keamanan dan Kebersihan: Front office juga bertanggung jawab dalam menjaga keamanan dan kebersihan area penerima tamu seperti ruang tunggu, lobby, atau meja resepsionis. Kebersihan yang terjaga akan memberikan kesan baik kepada tamu.
Kesimpulan
Front office adalah departemen yang memiliki peran penting dalam melayani tamu, menjaga hubungan baik dengan tamu, dan menjaga citra perusahaan. Tugas-tugas front office meliputi penerimaan tamu, pendaftaran tamu, memberikan informasi, mengelola reservasi, menangani keluhan tamu, dan menjaga kebersihan area penerima tamu. Fungsi front office meliputi menjaga hubungan baik dengan tamu, menyediakan informasi yang dibutuhkan, memproses reservasi, menangani keluhan dan masalah, serta menjaga keamanan dan kebersihan. Dengan menjalankan tugas dan fungsi tersebut dengan baik, front office dapat memberikan pelayanan yang berkualitas kepada tamu dan meningkatkan citra perusahaan.
