Daftar Isi
Pengenalan Surat Instruksi
Surat instruksi merupakan salah satu jenis surat yang biasa digunakan dalam dunia bisnis untuk memberikan petunjuk atau instruksi kepada penerima surat. Surat ini berfungsi sebagai alat komunikasi yang penting dalam mengatur tugas dan tanggung jawab seseorang atau sekelompok orang. Dalam artikel ini, kami akan memberikan panduan lengkap mengenai contoh surat instruksi yang efektif dalam bahasa Indonesia.
Struktur Surat Instruksi
Sebelum kita melihat beberapa contoh surat instruksi, penting untuk memahami struktur dasar surat ini. Surat instruksi umumnya terdiri dari beberapa bagian penting, antara lain:
1. Pengirim
Bagian pertama dari surat instruksi adalah informasi mengenai pengirim surat. Di sini, Anda harus mencantumkan nama perusahaan atau individu yang mengirimkan surat instruksi, alamat lengkap, nomor telepon, dan alamat email. Informasi ini penting agar penerima surat dapat menghubungi Anda jika diperlukan.
2. Penerima
Setelah tercantum informasi pengirim, langkah berikutnya adalah menyebutkan nama dan alamat penerima surat instruksi. Pastikan Anda mencantumkan informasi yang jelas dan lengkap sehingga surat dapat sampai ke tujuan dengan tepat.
3. Tanggal
Tanggal penulisan surat instruksi juga harus tercantum dengan jelas. Tanggal ini penting untuk menunjukkan kapan surat tersebut ditulis dan memberikan petunjuk mengenai waktu yang diberikan untuk menjalankan instruksi tersebut.
4. Subjek
Subjek surat instruksi harus dijelaskan secara singkat dan jelas. Subjek ini akan memberikan gambaran kepada penerima surat mengenai isi surat dan instruksi yang hendak diberikan.
5. Isi Surat
Bagian terpenting dari surat instruksi adalah isi surat. Di sini, Anda harus memberikan instruksi dengan jelas dan terperinci. Gunakan bahasa yang mudah dipahami oleh penerima surat, hindari penggunaan bahasa yang terlalu teknis atau ambigu. Pastikan untuk memberikan informasi yang lengkap dan jelas mengenai apa yang diharapkan dari penerima surat.
6. Penutup
Setelah memberikan instruksi, surat instruksi harus ditutup dengan kalimat yang sopan. Anda dapat menggunakan frasa seperti “Demikian surat instruksi ini, harap segera dilaksanakan” atau “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya”.
7. Lampiran
Apabila ada dokumen atau informasi tambahan yang perlu disertakan, Anda dapat mencantumkannya sebagai lampiran. Pastikan untuk menjelaskan dengan jelas lampiran tersebut agar penerima surat dapat menemukannya dengan mudah.
Contoh Surat Instruksi yang Efektif
Berikut ini adalah beberapa contoh surat instruksi yang efektif yang dapat Anda gunakan sebagai referensi:
Contoh Surat Instruksi 1: Penugasan Proyek
Pada hari ini, tanggal 10 Oktober 2022, PT ABC memberikan instruksi kepada Bapak/Ibu Proyek Manager untuk menangani proyek pembangunan gedung XYZ. Instruksi ini diberikan berdasarkan keputusan manajemen perusahaan. Adapun instruksi yang harus dijalankan adalah sebagai berikut:
1. Melakukan survei lokasi proyek untuk menentukan kondisi tanah dan lingkungan sekitar.
2. Membuat perencanaan proyek yang terperinci, termasuk jadwal, anggaran, dan sumber daya yang dibutuhkan.
3. Mengoordinasikan tim proyek dan memastikan setiap anggota tim memahami tugas dan tanggung jawab masing-masing.
4. Melakukan pengadaan bahan dan peralatan yang diperlukan untuk proyek.
5. Memantau perkembangan proyek secara berkala dan melaporkan kepada manajemen perusahaan.
Demikian instruksi yang harus dijalankan. Harap segera melaksanakan instruksi ini dan menginformasikan perkembangan proyek secara rutin. Terima kasih atas kerjasamanya.
Contoh Surat Instruksi 2: Pengiriman Barang
Pada hari ini, tanggal 15 November 2022, PT XYZ memberikan instruksi kepada Bapak/Ibu Pengiriman Barang untuk mengirimkan barang pesanan ke alamat berikut:
Nama Penerima: Bapak Rudi
Alamat: Jalan Mawar No. 123, Jakarta
Nomor Telepon: 081234567890
Adapun instruksi yang harus dijalankan adalah sebagai berikut:
1. Mengecek kembali barang pesanan untuk memastikan barang sesuai dengan pesanan.
2. Membungkus barang dengan baik dan aman untuk menghindari kerusakan selama pengiriman.
3. Menghubungi penerima untuk mengatur waktu pengiriman yang sesuai.
4. Mengirimkan barang melalui jasa pengiriman yang telah disepakati.
5. Melaporkan nomor resi pengiriman kepada manajemen perusahaan.
Demikian instruksi yang harus dijalankan. Harap segera melaksanakan instruksi ini dan menginformasikan jika terdapat kendala selama proses pengiriman. Terima kasih atas kerjasamanya.
Kesimpulan
Surat instruksi merupakan alat komunikasi yang penting dalam bisnis. Dalam surat instruksi, Anda perlu menyampaikan instruksi dengan jelas dan terperinci kepada penerima surat. Pastikan untuk mengikuti struktur dasar surat instruksi yang meliputi pengirim, penerima, tanggal, subjek, isi surat, penutup, dan lampiran jika diperlukan. Dengan menggunakan contoh surat instruksi yang efektif, Anda dapat memastikan pesan dan instruksi yang Anda sampaikan dapat dipahami dengan baik oleh penerima surat. Semoga artikel ini bermanfaat dalam membantu Anda membuat surat instruksi yang tepat sasaran dan efektif.
