Surat Na adalah jenis surat yang sering digunakan dalam berbagai keperluan, baik itu dalam dunia bisnis, lembaga pemerintah, atau pun instansi lainnya. Dalam bahasa Inggris, surat Na dikenal dengan istilah “business letter”. Surat Na biasanya digunakan untuk menyampaikan informasi, meminta izin, atau pun memberikan penjelasan secara tertulis.
Daftar Isi
Pengertian Surat Na
Surat Na memiliki pengertian sebagai salah satu bentuk komunikasi tertulis yang resmi dan formal antara dua pihak atau lebih. Surat ini memiliki karakteristik yang jelas dan mengikuti struktur yang baku. Surat Na juga memiliki tujuan yang spesifik, seperti menyampaikan informasi, membuat permohonan, memberikan klarifikasi, atau pun memberikan tanggapan terhadap suatu permintaan.
Surat Na umumnya ditulis dengan menggunakan huruf yang jelas, bahasa yang sopan, serta format yang rapi dan terstruktur. Penggunaan surat Na sangat penting dalam dunia bisnis karena dapat memberikan kesan profesional dan meningkatkan kepercayaan pihak lain terhadap kita.
Struktur Surat Na
Surat Na memiliki struktur yang harus diikuti agar dapat disampaikan dengan jelas dan efektif. Berikut adalah struktur umum dalam penulisan surat Na:
1. Heading
Pada bagian ini, terdapat informasi mengenai identitas pengirim dan penerima surat, seperti nama perusahaan, alamat, nomor telepon, dan alamat email. Heading ini biasanya ditempatkan di bagian atas kanan surat.
2. Tanggal
Setelah heading, tuliskan tanggal penulisan surat Na. Tanggal ini biasanya diletakkan di sebelah kiri bawah heading.
3. Salam Pembuka
Salam pembuka digunakan untuk menyapa penerima surat Na. Biasanya salam pembuka yang digunakan adalah “Yang Terhormat” atau “Dear” diikuti dengan gelar atau nama penerima surat.
4. Isi Surat
Bagian ini merupakan inti dari surat Na. Tuliskan dengan jelas dan padat mengenai informasi yang ingin disampaikan. Gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal atau berbelit-belit.
5. Penutup
Setelah isi surat, tuliskan penutup yang sesuai dengan kebutuhan. Beberapa contoh penutup yang sering digunakan adalah “Demikian surat ini kami sampaikan” atau “Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya”.
6. Tanda Tangan
Pada bagian ini, tuliskan nama dan jabatan pengirim surat Na. Tanda tangan ini bisa ditulis secara manual setelah mencetak surat atau menggunakan tanda tangan elektronik jika surat dikirim melalui email.
7. Lampiran
Jika terdapat lampiran dalam surat Na, tuliskan jumlah dan jenis lampiran yang disertakan. Misalnya, “Lampiran: 1 berkas CV” atau “Lampiran: 2 dokumen pendukung”.
Struktur yang jelas dan teratur pada surat Na sangat penting untuk memudahkan pembaca dalam memahami informasi yang disampaikan. Dengan mengikuti struktur yang baku, surat Na akan terlihat lebih profesional dan dapat meningkatkan efektivitas komunikasi tertulis.
Contoh Surat Na yang Baik
Berikut adalah contoh surat Na yang baik dan sesuai dengan struktur yang telah dijelaskan:
Perusahaan ABC
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Telp: 081234567890
Email: [email protected]
27 Agustus 2022
Yang Terhormat,
Direktur XYZ
PT. Contoh Industri
Jl. Gatot Subroto No. 456
Jakarta
Dengan hormat,
Kami dari perusahaan ABC ingin menyampaikan rasa terima kasih atas kerjasama yang telah terjalin antara perusahaan kami dan PT. Contoh Industri selama ini. Kami berharap kerjasama ini dapat berlanjut di masa yang akan datang.
Sebagai tanda terima kasih, kami juga ingin memberikan penawaran khusus kepada PT. Contoh Industri. Kami menawarkan potongan harga sebesar 10% untuk setiap pembelian produk kami dalam jumlah tertentu selama bulan September ini.
Untuk informasi lebih lanjut mengenai penawaran ini, kami telah melampirkan brosur produk kami. Jika ada pertanyaan atau klarifikasi lebih lanjut, jangan ragu untuk menghubungi kami melalui nomor telepon atau email yang tertera di atas.
Kami berharap dapat terus menjalin kerjasama yang baik dan saling menguntungkan. Terima kasih atas perhatian dan kerjasamanya.
Hormat kami,
John Doe
Manajer Penjualan
Lampiran: 1 berkas brosur produk
Demikian surat ini kami sampaikan.
Dalam contoh surat Na di atas, terlihat jelas penggunaan struktur yang baku. Heading berisi informasi perusahaan pengirim dan penerima surat, tanggal penulisan terletak di bawah heading, salam pembuka yang sopan, isi surat yang jelas dan padat, penutup yang sesuai, tanda tangan pengirim, dan informasi lampiran jika ada.
Contoh surat Na yang baik akan memberikan kesan profesional dan meningkatkan efektivitas komunikasi tertulis antara pengirim dan penerima surat. Dengan mengikuti struktur yang baku, surat Na akan menjadi lebih mudah dipahami oleh pembaca dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
Kesimpulan
Surat Na merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang penting dalam berbagai keperluan. Dalam penulisan surat Na, penting untuk mengikuti struktur yang baku agar pesan dapat disampaikan dengan jelas dan efektif. Selain itu, gunakan bahasa yang mudah dipahami dan hindari penggunaan bahasa yang terlalu formal. Dengan menggunakan contoh surat Na yang baik, diharapkan dapat mempermudah dalam menyampaikan informasi, permohonan, atau pun klarifikasi kepada pihak lain.
Semoga informasi mengenai contoh surat Na ini bermanfaat bagi Anda dalam menulis surat Na yang baik dan efektif. Teruslah mengasah kemampuan menulis surat Na agar dapat meningkatkan keterampilan komunikasi tertulis Anda.
