Daftar Isi
Apa itu Surat Tembusan?
Surat tembusan adalah sebuah salinan surat yang dikirimkan kepada orang atau pihak yang berkepentingan dalam suatu permasalahan atau kegiatan yang terkait dengan surat asli. Surat tembusan biasanya digunakan untuk memberikan informasi kepada pihak-pihak terkait agar mengetahui isi surat asli dan dapat merespon sesuai dengan keperluan yang ada.
Tujuan Surat Tembusan
Tujuan utama dari surat tembusan adalah untuk memberikan informasi atau pemberitahuan kepada pihak terkait mengenai suatu hal yang dianggap penting. Surat tembusan juga dapat digunakan untuk meminta tanggapan atau tindakan dari pihak yang menerima surat tembusan.
Contoh Surat Tembusan dalam Berbagai Situasi
Berikut ini adalah beberapa contoh surat tembusan yang sering digunakan dalam berbagai situasi:
1. Surat Tembusan Undangan Rapat
Contoh surat tembusan ini biasanya digunakan dalam situasi di mana ada rapat yang akan diadakan dan perlu diinformasikan kepada pihak-pihak terkait. Misalnya, surat tembusan undangan rapat kepada atasan, rekan kerja, atau pihak lain yang terkait dengan agenda rapat tersebut.
2. Surat Tembusan Pengajuan Permohonan
Jika Anda mengajukan permohonan atau proposal kepada suatu instansi atau pihak tertentu, Anda dapat menggunakan surat tembusan untuk menginformasikan pihak lain mengenai permohonan yang Anda ajukan. Ini akan memberikan pemahaman kepada pihak terkait mengenai isu yang sedang Anda ajukan dan mendorong mereka untuk memberikan tanggapan yang tepat.
3. Surat Tembusan Pengaduan
Dalam situasi di mana Anda ingin mengajukan pengaduan atau menyampaikan masalah kepada pihak yang berwenang, surat tembusan dapat digunakan untuk menyalin surat pengaduan Anda kepada pihak lain yang dianggap relevan. Hal ini dapat mempercepat respon terhadap pengaduan Anda dan memastikan bahwa semua pihak yang berkepentingan mendapatkan informasi yang sama.
Cara Menulis Surat Tembusan yang Efektif
Berikut adalah beberapa tips untuk menulis surat tembusan yang efektif:
1. Tentukan Tujuan Surat Tembusan
Sebelum Anda mulai menulis surat tembusan, pastikan Anda memiliki tujuan yang jelas. Tentukan kepada siapa surat tembusan akan dikirim, apa yang ingin Anda sampaikan, dan harapan Anda terhadap penerima surat tembusan.
2. Cantumkan Informasi yang Relevan
Pastikan untuk mencantumkan informasi yang relevan dalam surat tembusan Anda. Jelaskan dengan jelas mengenai isi surat asli dan berikan konteks yang diperlukan agar pihak yang menerima surat tembusan dapat memahami dengan baik.
3. Gunakan Bahasa yang Jelas dan Sopan
Gunakan bahasa yang jelas, sopan, dan mudah dipahami dalam surat tembusan Anda. Hindari penggunaan kalimat yang ambigu atau membingungkan. Pastikan bahwa tujuan dan maksud Anda tergambar dengan jelas dalam surat tembusan tersebut.
4. Sertakan Informasi Kontak
Sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh pihak yang menerima surat tembusan. Hal ini akan memudahkan mereka untuk merespons surat tembusan Anda atau menghubungi Anda jika diperlukan.
5. Periksa Kembali Surat Tembusan Anda
Sebelum mengirimkan surat tembusan, pastikan untuk memeriksanya dengan teliti. Periksa tata bahasa, ejaan, dan pastikan bahwa informasi yang disampaikan dalam surat tembusan Anda benar dan jelas.
Contoh Surat Tembusan
Berikut ini adalah contoh surat tembusan dalam situasi yang berbeda:
Contoh Surat Tembusan Undangan Rapat
Perihal: Undangan Rapat Pimpinan
Kepada,
Bapak/Ibu/Saudara/i
Alamat
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri rapat pimpinan yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal: 10 Januari 20xx
Waktu: Pukul 09.00 WIB
Tempat: Ruang Rapat Utama
Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dalam rapat ini untuk membahas berbagai hal terkait dengan proyek yang sedang berjalan.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Tim Proyek XYZ
Contoh Surat Tembusan Pengajuan Permohonan
Perihal: Permohonan Izin Mendirikan Bangunan
Kepada,
Bapak/Ibu/Saudara/i
Alamat
Dengan hormat,
Kami, PT ABC, mengajukan permohonan izin mendirikan bangunan untuk proyek pembangunan gedung perkantoran di kawasan pusat kota.
Dalam rangka mempercepat proses pengajuan ini, kami juga mengirimkan surat tembusan ini kepada Dinas Tata Ruang, Dinas Lingkungan Hidup, dan Badan Perizinan Terkait.
Dalam lampiran surat ini, kami sertakan rincian proyek, proposal, dan dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk memperjelas permohonan ini.
Kami berharap agar pihak yang menerima surat tembusan ini dapat memberikan perhatian dan respon yang cepat atas permohonan ini. Apabila terdapat informasi tambahan yang diperlukan, kami siap untuk memberikannya.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
PT ABC
Contoh Surat Tembusan Pengaduan
Perihal: Pengaduan Mengenai Pelayanan Pelanggan
Kepada,
Bapak/Ibu/Saudara/i
Alamat
Dengan hormat,
Kami ingin mengajukan pengaduan mengenai pelayanan pelanggan yang kami terima dari perusahaan Anda.
Kami juga telah mengirimkan salinan surat pengaduan ini kepada Kementerian Perdagangan, Badan Perlindungan Konsumen, dan Asosiasi Perusahaan Terkait.
Kami mengharapkan agar pihak yang menerima surat tembusan ini dapat meninjau kembali masalah yang kami hadapi dan memberikan solusi yang memuaskan dalam waktu yang singkat.
Demikian pengaduan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan respon yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,
Pelanggan Tidak Puas
Kesimpulan
Surat tembusan adalah salinan surat yang dikirimkan kepada pihak terkait untuk memberikan informasi atau meminta tanggapan terkait dengan suatu permasalahan atau kegiatan. Dengan menulis surat tembusan yang efektif dan jelas, Anda dapat memastikan bahwa pesan Anda sampai kepada pihak yang berkepentan, dan mereka dapat merespon dengan tepat. Beberapa contoh surat tembusan yang umum digunakan adalah surat tembusan undangan rapat, surat tembusan pengajuan permohonan, dan surat tembusan pengaduan.
Dalam menulis surat tembusan, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan agar surat tembusan Anda efektif dan dapat mencapai tujuan yang diinginkan. Pertama, tentukan tujuan surat tembusan dengan jelas. Anda perlu menentukan kepada siapa surat tembusan akan dikirim, apa yang ingin Anda sampaikan, dan harapan Anda terhadap penerima surat tembusan.
Selanjutnya, cantumkan informasi yang relevan dalam surat tembusan. Pastikan untuk menjelaskan dengan jelas isi surat asli dan memberikan konteks yang diperlukan agar pihak yang menerima surat tembusan dapat memahami dengan baik. Gunakan bahasa yang jelas, sopan, dan mudah dipahami agar pesan Anda tersampaikan dengan baik.
Selain itu, sertakan informasi kontak yang dapat dihubungi oleh pihak yang menerima surat tembusan. Hal ini akan memudahkan mereka untuk merespons surat tembusan Anda atau menghubungi Anda jika diperlukan. Sebelum mengirimkan surat tembusan, pastikan untuk memeriksanya dengan teliti. Periksa tata bahasa, ejaan, dan pastikan bahwa informasi yang disampaikan dalam surat tembusan Anda benar dan jelas.
Berikut ini adalah contoh-contoh surat tembusan dalam situasi yang berbeda:
Contoh Surat Tembusan Undangan Rapat:Perihal: Undangan Rapat Pimpinan
Kepada,Bapak/Ibu/Saudara/iAlamat
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara/i untuk menghadiri rapat pimpinan yang akan diselenggarakan pada:
Tanggal: 10 Januari 20xxWaktu: Pukul 09.00 WIBTempat: Ruang Rapat Utama
Kami mengharapkan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i dalam rapat ini untuk membahas berbagai hal terkait dengan proyek yang sedang berjalan.
Demikian surat undangan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kehadiran Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,Tim Proyek XYZ
Contoh Surat Tembusan Pengajuan Permohonan:Perihal: Permohonan Izin Mendirikan Bangunan
Kepada,Bapak/Ibu/Saudara/iAlamat
Dengan hormat,
Kami, PT ABC, mengajukan permohonan izin mendirikan bangunan untuk proyek pembangunan gedung perkantoran di kawasan pusat kota.
Dalam rangka mempercepat proses pengajuan ini, kami juga mengirimkan surat tembusan ini kepada Dinas Tata Ruang, Dinas Lingkungan Hidup, dan Badan Perizinan Terkait.
Dalam lampiran surat ini, kami sertakan rincian proyek, proposal, dan dokumen-dokumen lain yang diperlukan untuk memperjelas permohonan ini.
Kami berharap agar pihak yang menerima surat tembusan ini dapat memberikan perhatian dan respon yang cepat atas permohonan ini. Apabila terdapat informasi tambahan yang diperlukan, kami siap untuk memberikannya.
Demikian surat permohonan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu/Saudara/i, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,PT ABC
Contoh Surat Tembusan Pengaduan:Perihal: Pengaduan Mengenai Pelayanan Pelanggan
Kepada,Bapak/Ibu/Saudara/iAlamat
Dengan hormat,
Kami ingin mengajukan pengaduan mengenai pelayanan pelanggan yang kami terima dari perusahaan Anda.
Kami juga telah mengirimkan salinan surat pengaduan ini kepada Kementerian Perdagangan, Badan Perlindungan Konsumen, dan Asosiasi Perusahaan Terkait.
Kami mengharapkan agar pihak yang menerima surat tembusan ini dapat meninjau kembali masalah yang kami hadapi dan memberikan solusi yang memuaskan dalam waktu yang singkat.
Demikian pengaduan ini kami sampaikan. Atas perhatian dan respon yang diberikan, kami mengucapkan terima kasih.
Hormat kami,Pelanggan Tidak Puas
Dengan menulis surat tembusan yang efektif dan jelas, Anda dapat memastikan bahwa pesan Anda sampai kepada pihak yang berkepentingan dan mereka dapat merespon dengan tepat. Pastikan untuk mengikuti tips dan contoh-contoh surat tembusan di atas agar surat tembusan Anda dapat mencapai tujuan yang diinginkan.
