Surat undangan acara merupakan salah satu bentuk komunikasi tertulis yang umum digunakan untuk mengundang seseorang atau sekelompok orang untuk hadir dalam suatu acara. Surat ini berfungsi sebagai sarana komunikasi resmi yang memberikan informasi lengkap terkait waktu, tempat, dan tujuan acara yang akan dilaksanakan. Dalam artikel ini, akan dibahas contoh surat undangan acara beserta struktur dan format penulisannya.
Daftar Isi
Struktur Surat Undangan Acara
Sebelum mempelajari contoh surat undangan acara, penting untuk mengetahui struktur dasar yang biasanya digunakan dalam penulisannya. Struktur tersebut terdiri dari:
Bagian Pembuka
Bagian pembuka surat undangan acara mencakup alamat pengirim, tanggal, serta nama dan alamat penerima. Alamat pengirim berisi informasi mengenai identitas instansi atau perusahaan yang mengundang. Sedangkan alamat penerima berisi identitas penerima undangan, seperti nama lengkap dan alamat.
Bagian Pengantar
Bagian pengantar surat undangan acara berfungsi untuk memberikan salam pembuka, tujuan surat, serta informasi mengenai acara yang akan diadakan. Salam pembuka yang umum digunakan adalah “Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh” atau “Dengan hormat”. Tujuan surat biasanya dijelaskan secara singkat, misalnya “Dalam kesempatan ini, kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dalam acara seminar”. Informasi mengenai acara mencakup tema acara, waktu, tempat, dan tujuan acara.
Bagian Isi
Bagian isi surat undangan acara berisi rincian terkait acara yang akan diadakan. Rincian tersebut meliputi tanggal, waktu, tempat, agenda acara, dan informasi lain yang relevan. Rincian acara yang disampaikan sebaiknya jelas dan terperinci agar penerima undangan dapat mempersiapkan diri dengan baik.
Bagian Penutup
Bagian penutup surat undangan acara berisi salam penutup, tanda tangan, dan nama serta jabatan pengirim surat. Salam penutup yang umum digunakan adalah “Terima kasih atas perhatian dan kerjasama Bapak/Ibu/Saudara”. Tanda tangan pengirim surat biasanya diikuti dengan nama lengkap dan jabatan dalam instansi atau perusahaan.
Contoh Surat Undangan Acara
Contoh Surat Undangan Acara
Jakarta, 12 Mei 2022
Kepada Yth.,
Bapak/Ibu/Saudara
Jl. Jendral Sudirman No. 123
Jakarta
Assalamualaikum Warahmatullahi Wabarakatuh
Dengan hormat,
Kami mengundang Bapak/Ibu/Saudara untuk hadir dalam acara seminar “Mengoptimalkan Strategi Pemasaran dalam Era Digital” yang diselenggarakan oleh PT. ABC pada:
Rincian Acara
Hari/Tanggal: Sabtu, 20 Mei 2022
Waktu: Pukul 08.00 – 16.00 WIB
Tempat: Hotel XYZ, Jl. Gatot Subroto No. 456, Jakarta
Agenda Acara
Agenda acara seminar “Mengoptimalkan Strategi Pemasaran dalam Era Digital” adalah sebagai berikut:
Pembukaan oleh Direktur Utama PT. ABC
Pada sesi pembukaan, Direktur Utama PT. ABC akan memberikan sambutan pembukaan acara. Sambutan ini bertujuan untuk menyampaikan ucapan terima kasih kepada para peserta yang hadir serta memberikan gambaran umum mengenai tujuan dan manfaat seminar.
Presentasi mengenai strategi pemasaran digital oleh Pak Ahmad
Pada sesi ini, Pak Ahmad akan mempresentasikan materi mengenai strategi pemasaran digital. Beliau akan menjelaskan tentang tren pemasaran digital terkini, teknik-teknik yang efektif, dan studi kasus dari perusahaan-perusahaan sukses dalam menerapkan strategi pemasaran digital.
Sesi tanya jawab
Setelah presentasi selesai, akan dilakukan sesi tanya jawab. Peserta seminar dapat mengajukan pertanyaan atau memberikan komentar terkait materi yang telah disampaikan oleh Pak Ahmad. Sesi ini bertujuan untuk memperdalam pemahaman peserta serta memfasilitasi pertukaran informasi dan pengalaman.
Istirahat dan makan siang
Setelah sesi tanya jawab, akan dilakukan istirahat selama kurang lebih satu jam untuk makan siang dan beristirahat sejenak. Peserta dapat menikmati hidangan yang telah disediakan dan berinteraksi dengan peserta lainnya untuk memperluas jaringan dan menjalin kerjasama.
Workshop praktik penggunaan media sosial sebagai alat pemasaran
Sesi workshop ini akan dipandu oleh tim ahli dari PT. ABC. Peserta akan diajak untuk melakukan praktik langsung dalam menggunakan media sosial sebagai alat pemasaran. Workshop ini bertujuan untuk memberikan wawasan dan keterampilan praktis kepada peserta dalam mengoptimalkan penggunaan media sosial sebagai strategi pemasaran.
Penutupan
Pada sesi penutupan, akan disampaikan ucapan penutup oleh Direktur Utama PT. ABC. Ucapan penutup ini akan menyampaikan apresiasi kepada peserta yang telah hadir serta mengingatkan peserta untuk tetap menjalin hubungan dan memanfaatkan peluang kerjasama yang terbuka setelah acara selesai.
…
Demikianlah contoh surat undangan acara yang dapat dijadikan referensi. Dalam penulisan surat undangan acara, perhatikanlah struktur dan format penulisan yang jelas dan ringkas. Pastikan juga informasi yang disampaikan dalam surat undangan acara lengkap dan terperinci agar penerima undangan dapat mempersiapkan diri dengan baik. Semoga contoh surat undangan acara di atas dapat membantu Anda dalam menyusun surat undangan acara yang efektif dan profesional.
